Se, di fatto, la tematica della privacy non deve essere considerata un’ulteriore incombenza che va ad aumentare gli impegni degli istituti scolastici, è pur vero che la cultura della sicurezza, della tutela del cittadino e dei suoi dati personali e sensibili deve essere estesa a tutte le istituzioni, e non solo.
Per gestire al meglio i dati personali in ambito scolastico, ed evitare così di incorrere nelle sanzioni previste in caso di violazione della normativa privacy, è bene acquisire specifiche conoscenze e ciò si potrà ottenere solo seguendo un corso di formazione che potrà dare indicazioni precise su come creare, gestire e un sistema di trattamento dei dati personali nelle scuole.
Particolare attenzione, quindi, sarà data alla documentazione, alla modulistica e alle misure tecniche organizzative per evitare di violare i regolamenti. Un aspetto molto importante dato che, dal secondo semestre del 2019 al secondo semestre del 2020 si sono registrate sanzioni per la violazione delle privacy pari a circa 60 milioni di euro, con un aumento del 1.827%.
I soggetti che si occupano del trattamento dei dati in ambito scolastico
Nelle scuole, sono presenti due soggetti principali che si occupano del trattamento dei dati e delle questioni relative alla privacy. Si tratta del titolare del trattamento, che è in pratica il rappresentante legale dell’Istituto scolastico e il responsabile del trattamento, una figura che può coincidere con quella precedente o nominata a parte purché in grado di comprovate competenze tecniche.
Sarà poi compito dei responsabili nominare ulteriori incaricati che, quasi sempre, sono coloro che ricoprono funzioni amministrative all’interno degli uffici di segreteria dell’istituzione scolastica che sono preposti al trattamento e alla conservazione dei dati.
L’ambito scolastico è caratterizzato da una complessità organizzativa e gestionale che, spesso, rende difficile una corretta gestione e trattamento dei dati. Per questo, è necessario anche disporre di un Documento Programmatico per la Sicurezza che deve essere condiviso a tutti i livelli per ridurre il rischio di violazione della privacy.
Sanzioni per la violazione della normativa privacy in ambito scolastico
A verificare che i dati vengano gestiti in modo corretto presso le istituzioni scolastiche potrà essere sia l’Autorità Garante, sia il nucleo speciale della Guardia di Finanza. Queste verifiche possono essere eseguite a campione o su richiesta in seguito a una segnalazione o un reclamo da parte dell’utente potenzialmente interessato dalla violazione della privacy.
La scuola, quindi, per evitare di incorrere in sanzioni, deve poter dimostrare di aver trattato i dati nel modo corretto secondo quando previsto dalla normativa.
Si tratta di un passo importante perché le sanzioni comminate in ambito scolastico per la violazione della privacy hanno registrato un incremento durante gli ultimi anni facendo registrare anche multe con importi davvero elevati.
Nel caso di violazione della privacy, ad esempio, se sussistono danni agli interessati, il titolare e il responsabile del trattamento dei dati sono obbligati a risarcire i danni materiali e morali.
Senza considerare che, oltre alle sanzioni amministrative pecuniarie, in alcuni casi più gravi è possibile incorrere in sanzioni di tipo penale.
Ovviamente ogni sanzione viene valutata tenendo conto della situazione specifica e, quindi, considerando la gravità della violazione, la durata, indicando se ad esempio il titolare del trattamento ha posto subito rimedio e anche il numero di soggetti coinvolti nella violazione della privacy.
L’importanza di seguire un corso per il trattamento dei dati in ambito scolastico
Per evitare, quindi, di ritrovarsi alle prese con sanzioni e problemi legali, è bene sapere come gestire i dati e garantire la privacy in ambito scolastico. É quindi evidente che per incrementare la diffusione della cultura della sicurezza tra gli operatori scolastici è necessario seguire precisi interventi formativi.
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